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기획서 작성법

ezkyungli 2012-08-25 13171

1. 기획서란?

기획서는 문서다. 문서를 만들 때에는 목적이 있게 마련인데 기획서의 목적은 바로 "기획을 실현" 하기 위한 것이다.

다시 말해 기획서는 결정권을 가진 사람들을 설득하여 내 편에 서게 함으로써 기획을 채택하게끔 만들려는 것이다.

2. 기획서는 어떤 비즈니스 문서인가?

비즈니스에 필요한 문서라는 의미에서 기획서는 틀림없이 비즈니스 문서다. 보고서와 통지서, 신청서, 송장, 주문서, 의뢰서 등 일반 비즈니스 문서와는 성격이 매우 다르다.

기획서와 일반 비즈니스 문서의 차이는 크게 다음 세 가지다.

① 일반 비즈니스 문서는 업무에 직접 필요하지만 기획서는 그렇지 않다.

② 일반 비즈니스 문서는 공문서지만 기획서는 채택되기 전까지는 사문서다.

③ 기획서에서는 개인의 문제의식이 중요하지만 일반 비즈니스 문서에서는 그렇지 않다.

3. 기획서 작성의 프로세스

① 착상연상 - 현실에서 문제를 파악하고 해결할 수 있는 아이디어를 찾는다.

② 기획화 - 아이디어를 정리하고 기획의 골격을 만든다.

③ 초안 정리 - 기획의 골격을 보강하여 기획서 초안을 정리한다.

④ 표현 - 기획서 초안을 바탕으로 실제로 기획서를 작성한다.

4. 기획이란?

기획이란 문자 그대로 󰡐생각하는 바를 그리는󰡑 일이다. 󰡐생각하는 바󰡑란 새로운 것에 대한 도전이다. 따라서 비즈니스 세계에서 기획은 다음의 경우에 필요하다.

① 비즈니스(업무)를 창조하고 싶을 때

② 비즈니스 환경을 개선하고 싶을 때

③ 비즈니스를 더욱 발전시키고 싶을 때

5. 기획의 종류

① 개선형 기획 - 직장의 개선, 업무 시스템의 개선 등 환경 개선이 주목적인 경우

② 개발형 기획 - 신상품과 신규 사업의 기획 등 업무의 확대로 이어지는 경우

③ 영업형 기획 - 영업? 판매 확대로 이어지는 경우(제안 영업의 기획 포함)

④ 상품형 기획 - 기획 자체가 상품인 경우

또 작성의 동기에 따라 기획과 기획서는 3가지 형태로 분류할 수 있다.

⑤ 하의상달형(bottom -up) - 사원 스스로의 문제의식을 자발적으로 작성하는 경우

⑥ 상의하달형(top-down) - 상사가 부하에게 문제(과제)를 제시하고 기획을 요구하는 경우

⑦ 업무형 - 거래처에 대한 제안 등 담당자의 업무상 필요에 의한 경우

6. 기획은 문제의식에서 출발한다.

기획은 보통 󰡐더 좋은 방법이 없을까󰡑라는 자각에서 출발한다. 일을 하다보면 어떤 경우이든 반드시 문제가 있게 마련이다. 그문제를 찾아내 󰡐새로운 것을 생각󰡑하는 전향적인 방향에서 해결하고자 하는 것이 기획의 본질이다.

7. 기획은 자아실현의 수단이다.

① 업무의 본질을 이해하는데 도움이 된다.

② 시야가 넓어지고 문제의식을 키울 수 있다.

③ 기본적인 업무 능력을 강화할 수 있다.

④ 자신감이 늘어나고 일에 대한 의욕이 증가한다.

8. 기획서와 정보

기획의 입안에서 기획서 작성까지는 여러 가지 정보가 필요하다. 이러한 정보는 다음과 같이 3가지로 유형화할 수 있다.

① 기본 정보 - 평소부터 수집해 놓은 정보 가운데 기획의 바탕이 되는 정보

② 보강 정보 - 기획서 본문에 포함시켜 본문을 강화하는 정보(기획을 뒷받침하는 정보)

③ 보조 정보 - 기획서에 설득력을 더하기 위해 자료편으로 편집해 넣는 정보

9. 기획서 작성시 점검사항

기획서 작성 작업은 점검과 숙고의 연속 과정이다.

10. 기획서 문장의 원칙

원칙1

읽는 사람의 입장에서 쓴다.

① 간결하게 쓴다.

② 알기 쉽게 표현한다.

③ 문장은 가능한 한 짧게 끊는다. ④ 어려운 단어는 피한다.

⑤ 동료들 사이에 사용하는 은어를 사용하지 않는다.

⑥ 일반화되지 않은 약어를 사용하지 않는다.

⑦ 잘못된 단어를 사용하지 않는다.

⑧ 밝은 느낌을 주도록 글자를 배열한다.

원칙2

문장의 상식을 지킨다.

① 문단의 첫글자는 들여쓴다.

② 󰡐이다.󰡑와 󰡐입니다.󰡑 가운데 하나로 통일한다.

③ 주어와 술어를 확실히 한다.

④ 문장이 끊어지는 곳에는 쉼표를 찍는다.

⑤ 문장이 끝나면 구두점을 찍는다.

⑥ 특수한 용어에는 반드시 설명을 붙인다.

⑦ 본문의 흐름에 맞지 않는 설명은 각주로 놓는다.

⑧ 인용은 󰡒 󰡓 등으로 확실히 구분해준다.

⑨ 인용문은 원문을 정확히 기재하고, 반드시 출전을 밝힌다.

원칙3

비즈니스 문서의 규칙을 지킨다.

① 제출 일시와 제출자 이름을 명기한다.

② 인사와 외교적인 수사 등은 생략한다.

③ 주제(목적, 문제의식)를 맨 앞에 명확히 서술한다.

④ 경어는 사용하지 않는다.(정중한 표현 정도로 한다)

⑤ 감상적이거나 전해 들었다는 식의 표현은 피한다.

⑥ 요점은 번호를 매겨 정리한다.

⑦ 전체 문장을 필요 이상으로 늘리지 않는다.

원칙4

독자적인 표현 방법을 사용한다.

① 논리 전개에 일관성을 견지한다.(모순은 금물)

② 매력적으로 보이도록 제목 선택에 신경을 쓴다.

③ 더도 덜도 말고 정확히 제목에 맞는 내용을 서술한다.

④ "...에 비하면 이 점에서..."라는 비교법으로 설명한다.

⑤ 프로세스로 설명한다.(차트 그림을 넣으면 좋다)

⑥ 문장만으로 설명하기 어려운 것은 도표를 함께 사용한다.

⑦ 자신이 없는 것처럼 보이는 언어 사용은 피한다.

⑧ 의견이 아니라 데이터를 가지고 설득한다.

⑨ 부분에 얽매여 전체를 놓치지 않도록 주의한다.

⑩ 수식어는 최대한 사용하지 않는다.

⑪ 자화자찬은 피한다.

⑫ 상대의 의문 사항에 미리 답한다

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