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경리회계의 하루업무 마감법

ezkyungli 2005-12-02 23638

다음은 관리체계가 시스템화 되지 않은 중소기업에서 경리업무에서 하루의 일과를 마감할 때 지켜야할 내용들을 정리한 것으로, 회사들의 업종이나 관행에 따라서 다를 수 있다.

1. 잔액을 맞춘다.

경리의 핵심은 '잔액맞추기'라도 과언이 아니다. 현금출납부 상의 잔액이 실제 현금잔액과 일치해야 하는 것은 말할 것도 없고, 통장, 카드, 어음장 등 모든 입출금장부의 잔액은 실제 시제와 완전히 일치해야 한다.

가끔식 현금이 약간 부족하거나 남을 경우가 있다. 아무리 생각하고 뒤져봐도 이유를 찾을 수 없을 때는 '잡이익' 또는 '잡손실' 등의 계정으로 입출금으로 추가하여 잔액은 반드시 맞추어야 한다. 거래처원장에서의 기록역시 거래입력의 핵심은 '잔액맞추기'이다. 거래처원장에서의 최종잔액은 해당 거래처에서 받거나 주어야할 외상미수, 미지급잔액을 뜻한다.

2. 기록의 핵심은 [적요]

장부정리를 하면서 계정을 선택하는 데는 신경을 쓰지만 '적요'는 대충 쓰는 사람들이 의외로 많다. 물론 계정도 중요하지만 회계에 익숙치 않은 작은회사나 경리직원이라면 [적요]를 더욱 중요하게 생각해야 한다.

'적요'를 자신이 아닌 다른 사람이 보아도 어떤 거래였는지 충분히 이해할 수 있도록 자세하게 기록하는 습관이야말로 경리의 세계에서 가장 중요한 기장요령이다. 적요만 자세하게 적으면 비록 자신이 선택한 계정이 틀렸다고 해도, 기장대행을 해주는 세무회계사무실에서 검토를 하면서 맞는 계정으로 바꾸어 줄 수도 있다. 반대로 '적요'를 소홀히 적으면 세무회계 사무실에서도 그 상세한 내용을 알 수 없으므로 대충 선택해 버릴 수도 있을 것이다.

계정과목이 의심될 때는 적요를 더욱 상세하게 적고 적요 맨 뒤에 특별한 표시(예: ** 또는 ??)를 해두고 세무사사무실에 자료를 넘겨줄 때 적요 뒤에 ** 표시가 있는 자료는 계정을 정확하게 모르는 것이니 눈여겨 보아달라고 부탁하면 될 것이다.

3. 증빙자료는 철저히

원칙적으로 장부에 기록한 모든 거래에는 '증빙자료'가 있어야 한다. 현금을 지불했을 때는 영수증이, 상품이 오갈 때는 거래명세표나 세금계산서가, 외상대금을 받았을 때는 입금표 또는 통장에 입금기록이 남아 있어야 한다. 증빙자료를 정리하는 것은 회사마다의 관습이나 업무 스타일에 따라 다르겠지만 아직 관행이 정해지지 않는 소기업이라면 다음과 같은 방법은 어떨까?

4. 하루의 증빙자료는 한곳에...

회사에 경리업무 만을 전담하고 있는 직원이 있다면 거래가 일어날 때마다 즉시 기록을 하고 영수증을 정리할 수 있으므로 아무런 문제도 없을 것이다.

그러나 작은 기업일수록 경리업무를 맡고 있는 직원은 경리업무 뿐만 아니라 여러 가지 업무를 함께하는 것이 일반적이다.

이렇게 경리가 다른 일까지 함께 겸하고 있을 때는 입출금 거래 때마다 '얼마에요'를 실행하고 기록을 하는 것이 귀찮은 일이기도 하고, 또 “나중에 입력해야지‥” 하면서 잊어버리는 일도 자주 발생한다. 이러한 경우에는 일과시간에는 거래에서 발생한 증빙자료만 잘 모아 두었다가 저녁에 한꺼번에 입력하고 정리하는 것이 더 편리하고 능률적일 수 있다.
누구나 알고 있는 일이지만 다시 정리하자면...

① 증빙자료는 한곳에영수증철 따로, 입금표 따로, 세금계산서 따로, 거래명세표 따로 보관하지 말고 한곳에 모아서 보관한다. 보관철이 많을수록 오히려 소홀해지기 쉽다. 저녁에 어차피 장부에 적으면서 정리를 할 것이므로 시작부터 복잡하게 만들말자.문방구에서 많이 파는 송곳모양의 영수증꽃이 또는 작은 종이상자 같은 것을 하나 정해서 거래가 발생한 순서대로 무조건 모아둔다.

② 빈 영수증인채 두지말자.식사후 금액이 없는 빈 영수증만 받아 오는 경우에는 본인이 금액을 꼭 적어서 모아둡니다. 작은 금액일수록 빨리 잊습니다.

③ 증빙이 없는 입출금은 메모지에.영수증 없이 지급한 돈이나 임시 가지급 같은 금액이 움직일때는 작은 메모지나 포스트잇 같은 곳에라도 사유와 금액을 적어서 다른 증빙과 함께 보관해 둔다. 저녁 마감때 잔액이 틀리는 대부분의 이유는 바로 이런 금액들이다.

④ 통장의 기록은 자세하게..통장은 입출금에 대한 가장 공신력있는 증빙자료중 하나이지만 [적요]가 부실하다는 허점이 있다. 또 작은 기업은 같은 통장으로 회사돈과 사장님 개인돈이 함께 움직이는 경우가 많으므로 이것을 잘 구분할 수 있도록 항상 연필이나 볼펜으로 적요를 추가해 적어두는 것을 생활화 한다.특히 세무사무실에서 기장을 대신할 때 통장의 입금을 무조건 매출대금이 들어온 것으로 생각할 수도 있으니 적요가 불분명한 입출금의 적요에는 꼭 주석을 달아 두도록 한다.

[증빙자료가 없는 거래는 어떻게?]

택시비나 전철비처럼 영수증이 없는 거래는 어떻게 할까요? 원칙적으로 국세청에서는 영수증이 없는 기록은 거래로 인정을 하지 않는다. 그러나 이러한 일들은 엄연히 일어나고 있는 현실이므로 보통 개인적으로 사용한 빈 영수증에 해당금액을 적어 정리하는 것이 일반적이다.

택시비라는 '여비교통비'를 식대 영수증인 '복리후생비'로 기록하면 작은 돈이지만 엄밀한 의미에서는 회사의 경영자료가 잘못 나타나게 될 것이다. 가능하면 이러한 경비들이 발생하지 않도록 회사 돈을 사용할 때는 항상 영수증을 요구하거나, 신용카드로 결제하는 습관을 가지는 것이 중요하다. 왜 돈을 잘 버는 커다란 기업일수록 항상 증빙자료들 처리에 까다로운지 오히려 배우는 것이 어떨까요?

[일마감 때 해야 할 것들]

이전에 수기로 장부를 작성할 때는 문방구에서 판매하는 전표용지에 한건의 거래내역을 쓰고 뒷면에 영수증이나 증빙자료를 붙여두는 방법을 많이 사용했다.

일일거래내역서 보관

하루의 거래가 끝나면 모아 두었던 영수증과 거래명세표, 세금계산서등 각종 증빙자료를 가지고 수작업의 경우 전표작성을 회계프로그램의 경우 거래입력을 한다. 입력은 거래가 발생한 순서대로 입력하는 것이 가장 좋겠지만, 그렇지 않으면 현금의 입금 거래를 먼저 입력하고 출금거래를 나중에 입력한다.(출금거래를 먼저 입력하면 현금출납부에 잔액이 마이너스로 나타날 수 있다.)

하루의 모든 거래에 대한 입력이 끝나면 일단 현금잔액, 예금잔액등을 실잔액과 비교해 본 뒤, 오늘 거래내역 집계장부를 반드시 출력해 둔다. 수작업의 경우에는 거래내역을 일계표 등에 반드시 집계를 한 후 보관을 한다.

회계프로그램의 경우 이렇게 출력해 두는 첫 번째 이유는 컴퓨터에서 가장 완벽한 백업은 뭐니뭐니 해도 종이에 인쇄해 두는 것이 가장 안전하기 때문이다.두 번째는 모아둔 영수증을 비롯한 각종 증빙자료를 붙여두기 위해서이다. 영수증, 입금표, 거래명세서.. 등의 증빙자료를 이 보고서의 뒷면에 붙여둔다. 자리가 모자랄 경우에는 복사후 못쓰는 이면지를 이용하여 나머지 영수증을 붙여두고 호치키스로 하루 단위로 함께 묶어 둔다.(단, 세금계산서는 별도로 보관해 둔다. 함께 보관해도 상관은 없지만 세금계산서는 부가가치세계산을 위해 분기마다 별도로 재확인해야 하기 때문에 별도로 보관하는 것이 더 편리하다)

업종에 따라 필요한 경우에는 다른 장부도 작성 또는 출력하여 함께 보관한다.

월마감 때 해야할 것들

월마감이라고 하루의 일과과 특별히 다를 이유는 없지만 월집계장부나 현금 및 통장잔액표, 재고조사표, 합계잔액시산표 등은 반드시 작성 또는 출력 후 보관을 한다.

그밖에 회사에서 필요한 보고서라면 꼭 종이로 출력을 하여 보관하도록 한다.

이렇게 월단위로 각종 보고서를 종이로 출력해 두는 가장 큰 이유는 '바이러스' 때문이다. 인터넷이 일상화 되면서 컴퓨터를 사용하여 작업을 하는 모든 일과는 언제 갑자기 모두 날라가 버릴지 모르는 가장 큰 적이 되었다.

목 록

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